หน่วยที่2 ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
1. ระบบและวิธีการเชิงระบบ
การทำงานใด ๆ ให้ประสบผลสำเร็จบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมเกิดจากพื้นฐานวิธีการที่มีลำดับและขั้นตอนชัดเจนสามารถปฏิบัติซ้ำ ๆ ได้หลายครั้งอย่างถูกต้องและสมเหตุสมผลทุกครั้งไป เราเรียกกระบวนการและขั้นตอนนั้นว่า “ระบบ”
ระบบ (System) หมายถึง การทำงานขององค์ประกอบย่อยๆ อย่างอิสระแต่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน สามารถตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขได้ทุกขั้นตอน ระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท
วิธีการเชิงระบบ (System Approach) วิธีเชิงระบบหรือวิธีระบบคือคำๆเดียวกัน เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้านต่าง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอนฃเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็นการช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย
องค์ประกอบของวิธีระบบ วิธีระบบมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ ได้แก่
1.ปัจจัยนำเข้า Input) หมายถึง วัตถุสิ่งของต่างๆรวมถึงเหตุการณ์ สถานการณ์ วัตถุประสงค์ปัญหา ความต้องการ ข้อกำหนด กฎเกณฑ์ อันเป็นต้นเหตุของประเด็นปัญหา
2.กระบวนการ(Process) หมายถึงวิธีการ ขั้นตอนในการปฏิบัติงาน การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาและปัจจัยนำเข้าให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือความต้องการ
3.ผลลัพธ์ (Output) หมายถึง ผลงานที่ได้จากกระบวนการจัดการวัตถุดิบหรือปัจจัยนำเข้าผลงานที่ได้รับอาจจะเป็นวิธีการหรือชิ้นงานก็ได้ ซึ่งสามารถประเมินผลและตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับ (feedback)ได้
2.ระบบสารสนเทศ (Information System)
ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) เป็นระบบพื้นฐานของการทำงานต่างๆ ในรูปแบบของการเก็บ (input) การประมวลผล (processing) เผยแพร่ (output) และมีส่วนจัดเก็บข้อมูล (storage)
3.องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
จำแนกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ องค์ประกอบหลัก และองค์ประกอบด้านต่าง ๆ
3.1 องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบหลักของระบบสานสนเทศ มีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วน ได้แก่
ระบบการคิด และระบบของเครื่องมือ
ระบบการคิด หมายถึง กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจง และจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆ เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่ ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้น ที่สำคัญของงานสารสนเทศ
ระบบเครื่องมือ หมายถึง วัสดุอุปกรณ์ หรือเครื่องมือ ที่นำมาใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ และเผยแพร่ สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ และเครือข่ายอินเตอร์เน็ต เป็นเครื่องมือในการจัดการสารสนเทศที่นิยมใช้อย่างแพร่หลาย
3.2 องค์ประกอบด้านต่าง ๆ ของระบบสารสนเทศ
เนื่องจากสารสนเทศเป็นวิธีการหรือกระบวนการในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานต่าง ๆ ดังนั้นองค์ประกอบ สารสนเทศของงานแต่ละด้านจึงแตกต่างกัน
3.2.1 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมาย ในการแก้ปัญหา มี 4 ประการ ได้แก่
- ข้อมูล (Data)
- สารสนเทศ (Information)
- ความรู้ (Knowledge)
- ปัญญา (Wisdom) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน
 |
| ภาพองค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมาย |
3.2.2 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านขั้นตอน ในการดำเนินงานมี 3 ประการ
คือ ข้อมูลนำเข้า (Input) กระบวนการ (Process) และผลลัพธ์ (Output) การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข้ามาสู่การคำนวณประมวลผลหรือการกลั่นกรองจนได้ชิ้นงานหรือผลลัพธ์ (output) และจัดเก็บเพื่อนำออกมาเผยแพร่ในลักษณะของสารสนเทศต่อไป
 |
| ภาพองค์ประกอบของสารสนเทศด้านขั้นตอน |
3.2.4. องค์ประกอบระบบสารสนเทศทั่วไป (Information Process Systems) ประกอบด้วย องค์ประกอบดังนี้ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล (hardware) ข้อมูล(data) สารสนเทศ (information)โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ (software) บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์ (people ware)
 |
| ภาพองค์ประกอบสารสนเทศทั่วไป |
4. ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ ประกอบด้วย 3 ขั้นตอน
ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อย คือ
1. วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน (Mission Analysis)
2. วิเคราะห์หน้าที่ (Functional Analysis)
3. วิเคราะห์งาน (Task Analysis)
4. วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method-Means Analysis)
ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ (System Synthesis)
วิธีการสังเคราะห์ระบบช่วยเกลี่ยน้ำหนักเนื้อหาหรือภาระงานของขั้นตอนต่างๆ ให้มีความสมดุลในการแก้ปัญหาซึ่งมีขั้นตอนย่อย ดังนี้
1. การเลือกวิธีการหรือกลวิธี เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธี เพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้
2.ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีนั้นดำเนินการแก้ปัญหา
3. ประเมินผลประสิทธิภาพ การดำเนินงานโดยการแก้ปัญหา แล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์ได้
ขั้นที่ 3 การสร้างแบบจำลอง (Construct a Model)
แบบจำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิด ออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ และขั้นตอนในการดำเนินงาน สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง
5. ประเภทของระบบสารสนเทศ แบ่งได้ 3 ระดับ คือ ระบบสารสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์กร
1. ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคล ในหน้าที่รับผิดชอบ เช่น ระบบวิเคราะห์ข้อมูลการขาย
2. ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ระบบบริการลูกค้า การประชุมผ่านเครือข่าย ระบบการไหลเวียนอัตโนมัติของเอกสาร ระบบการจัดตารางเวลาของกลุ่ม
3. ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนกโดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันด้วยวิธีส่งผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้ามไปอีกแผนกหนึ่ง
6. ข้อมูลและสารสนเทศ
6.1 ข้อมูล (data)
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ปรากฏให้เห็นเป็นประจักษ์สามารถรับรู้ได้ด้วยประสาทสัมผัสทั้งห้า ทั้งที่สามารถนับได้และนับไม่ได้ มีคุณลักษณะเป็นวัตถุสิ่งของ เหตุการณ์หรือสถานการณ์ ทั้งที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติและเป็นสิ่งที่มนุษย์สร้างขึ้น และต้องเป็นสิ่งมีความหมายในตัวมันเองซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของรูปภาพ แสง สี เสียง รส
6.2 สารสนเทศ (informational)
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองโดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่ การคำนวณและประมวลผลแล้ว สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพต่อไปได้
6.3 ความรู้ (Knowledge)
 |
| ภาพกระบวนการจัดการความรู้ |
6.4 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ มีวิธีการจัดการดังนี้
6.4.1 ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Data processing steps) มีการประมวลผลตามขั้นตอนต่าง ๆ ที่เหมาะสม ดังนี้
1.การรวบรวมข้อมูล (Data collection) หมายถึงการเก็บข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งกำเนิด (capturing) มาทำการเข้ารหัส (Coding) ในรูปที่เหมาะสมต่อการจัดเก็บ และการบันทึก (recording) ในสื่อที่สามารถเก็บข้อมูลไว้ได้นาน ๆ
2. การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล (Data Maintenance Processing) เป็นกระบวนการเก็บรักษาข้อมูลไว้ให้ใช้ได้ตลอดไป ซึ่งอาจประกอบด้วยปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยตลอดเวลา (updating) ทำการแยกประเภท (classifying) จัดเรียงข้อมูล (sorting) และคำนวณหาข้อมูลใหม่จากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว (calculating) เพื่อให้ใช้งานได้หลากหลายมากขึ้น
3. การจัดการข้อมูล (Data Management) คือการสร้างระบบจัดการข้อมูลจำนวนมาก ให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างรวดเร็วทันเวลา ซึ่งประกอบด้วยการจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลอย่างเป็นระบบ
4. การควบคุมข้อมูล (Data Control) เป็นการป้องกันรักษาข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วให้ปลอดภัย ไม่ให้ข้อมูลที่มีค่าถูกขโมยไปใช้งานอย่างไม่ถูกต้อง
5. การสร้างสารสนเทศ (Information Generation) เป็นการตีความหมายของข้อมูลที่ได้มาแล้ว ค้นหาความหมายหรือความสำคัญที่มีคุณค่าของข้อมูลที่ได้โดยการนำไปประมวลผลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง เช่น การคำนวณ การเรียงข้อมูล (sorting) การค้นหา (searching)
6.4.2 วิธีการเก็บข้อมูล (Data Collection Methods)
1. การสำรวจด้วยแบบสอบถาม
2. การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้อง
3. การนับจำนวนหรือวัดขนาดของตนเอง
เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล
หมายถึง คอมพิวเตอร์ที่เป็นเครื่องประมวลผลข้อมูล ซึ่งมีอยู่ 2 ประเภทด้วยกัน คือ
1. สถานีงาน (workstation) หมายถึงคอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน ณ จุดที่จัดไว้ให้ผู้ใช้มาใช้ร่วมกันหรือจัดไว้ให้ผู้ใช้มาใช้ร่วมกัน หรือจัดไว้ที่โต๊ะทำงานของผู้ใช้แต่ละคน
2. เครื่องบริการ (Server) เ ป็นเครื่องขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันหลายคนเป็นเครื่องที่ใช้เก็บฐานข้อมูลหรือโปรแกรมสำเร็จประยุกต์ (Application package) จำนวนมากที่สามารถใช้ร่วมกันโดยการสั่งงานด้วยคอมพิวเตอร์
เครือข่ายสื่อสารข้อมูล คือ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องกันให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันหรือแลกเปลี่ยนกันได้
1. แลน (LAN = Local Area Network) คือเครือข่ายบริเวณเฉพาะที่ จำกัดเขตเฉพาะภายในบริเวณอาคารหรือกลุ่มอาคารที่อยู่ใกล้กัน เนื่องจากข้อจำกัดของตัวกลางที่ใช้ส่งข้อมูล เช่น ภายในรั้วโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย
 |
| ภาพเครือข่ายแลน |
 |
| ภาพเครือข่ายแวน |
ด
 |
| ภาพเครือข่ายอินเตอร์เน็ต |
